¿Cómo proteger su Franquicia?.

Fecha: JUL 14th, 2009

Tema: Notifranquicias

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Actualmente la piratería es una de los fenómenos a los que se enfrentan las franquicias.

Ex franquiciatarios o empresarios independientes accesan a información confidencial de la franquicia y la utilizan para reproducir negocios que no pertenecen a una red franquiciante certificada. Así, será obligación del franquiciante determinar la información de domino público y la que deberá ser conocida sólo por áreas o ejecutivos clave de la franquicia, para de esta forma, proteger su empresa.

Con asesoría de diversos expertos en el sector legal, se pueden diseñar estrategias específicas que mantengan salvaguardado el secreto industrial de una organización. Así mismo, será importante revisar constantemente la aplicación de dichas estrategias y su actualización constante para evitar que la información se propague principalmente a la competencia.

En el caso de las franquicias, el secreto industrial estará conformado principalmente por el Know How o saber hacer (conocimiento basado en la experiencia del franquiciante y que trasmitirán al franquiciatario dentro de los manuales de operaciones, administrativos, técnicos, industriales y comerciales del negocio). Así también habrá cierta información clasificada que el franquiciante conoce y que tendrá que determinar el caso estricto, área y personal al que deberá trasmitirse dicha información, así como también las medidas regulatorias y cláusulas de privacidad que protegerán a la franquicia.

El primer paso para determinar el secreto industrial será definir la información que lo es. Es así como será necesario revisar algunas características que precisen qué información deberá quedar como clasificada:

a) Que sea información de carácter comercial o industrial con valor potencial dentro del mercado.

b) Que sea información que se clasifique como una ventaja competitiva.

c) Que sea una información conocida por pocos y a la cual no se tenga fácil acceso.

d) Que la información no sea evidente aún para personal especializado en la materia.

Una vez determinada la información clasificada como secreto industrial, será necesario diseñar programas de protección que prevengan la difusión de dicha información o que en caso de ser necesario aseguren la contención de información únicamente dentro de las áreas que deban conocerla evitando las fugas.

Los programas de protección deberán actualizarse para lo cual necesitarán revisión periódica y objetividad sobre si se llevan a cabo los protocolos sobre seguridad definidos por el franquiciante.

A continuación mencionamos algunas medidas de seguridad que, sin importar la dimensión de la franquicia, podrán favorecer el mantenimiento y regulación positiva de los flujos de información:

1) Informar al franquiciatario sobre la trascendencia de la información que recibirán y la importancia que tiene para el desarrollo de la franquicia. Así también deberá informarse a todo el personal de que la franquicia está protegida bajo el registro de secreto industrial, que generará represalias al personal que cometa alguna fuga de información.

2) Notificar constancias públicas de la existencia de secretos industriales (por escrito) con presencia de firmas que comprueben el conocimiento de ambas partes que celebren un contrato de franquicia. Será importante señalar puntualmente los compromisos y obligaciones que serán adquiridos por las partes.

3) Establecer y diseñar políticas que, por escrito definan la información secreta sobre la franquicia y los programas de protección y regulación que se implementarán a la persona que la reciba.

4) Establecer códigos secretos dentro de la información clasificada como confidencial.

5) Dividir la información industrial entre las áreas que a cada una le corresponden pero de forma parcial para así, poder tener un control puntual sobre la misma sin otorgar todos los contenidos a todos.

6) Mantener las áreas que poseen algún secreto industrial separadas entre sí, para de esa forma evitar unión de información confidencial.

7) Controlar cuidadosamente el número de documentos que contienen información clasificada, así como los movimientos y tiempos de uso y entrega sobre el personal que tenga derecho a su manejo.

8) Elaboración de códigos personales y registro sobre el movimiento de dichos documentos y aparatos de reproducción.

9) Actualización periódica de todas las medidas de seguridad.

10) Contratación de personal “de confianza” para el manejo de la información clasificada como secreto industrial.

Seguir y establecer medidas de seguridad sobre la información contenida en el secreto industrial, así como la asesoría de expertos en la materia, preverá posibles sorpresas desagradables que limiten el éxito de su organización.

Tormo & Asociados